Apostil ve Noter Tasdiki — Yurt Dışı Belge Onay Süreci

1961 Lahey Apostil Sözleşmesi kapsamında apostil işlemi, konsolosluk tasdiki, apostil veren makamlar, süreç ve ücretleri detaylı biçimde açıklıyoruz.

Küreselleşen dünyada bireylerin ve kurumların uluslararası alanda hukuki işlem yapma ihtiyacı her geçen gün artmaktadır. Bir ülkede düzenlenen resmi belgenin başka bir ülkede geçerli kabul edilebilmesi için belirli onay prosedürlerinin yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu prosedürlerin başında apostil ve konsolosluk tasdiki gelmektedir. 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi, uluslararası belge onay sürecini önemli ölçüde kolaylaştırmış ve diplomatik/konsolosluk tasdiki zorunluluğunu ortadan kaldırmıştır. Bu makalede apostil kavramı, 1961 Lahey Sözleşmesi, konsolosluk tasdiki, Türkiye'de apostil veren makamlar, süreç, ücretler ve uygulamadaki sorunları kapsamlı biçimde ele alacağız.

Apostil Nedir ve Neden Gereklidir?

Apostil, 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Sözleşmesine taraf bir devlette düzenlenen resmî belgenin başka bir taraf devlette kullanılmasında diplomatik veya konsolosluk tasdiki zorunluluğunu kaldıran tasdik şerhidir. Yalnız belgedeki imzanın gerçekliğini, imzalayanın sıfatını ve varsa mühür veya damganın kaynağını doğrular. Belgenin içeriğinin doğru olduğunu, hedef ülkede mutlaka kabul edileceğini veya istenen maddi hukuki sonucu doğuracağını garanti etmez.

1961 Lahey Apostil Sözleşmesi

Sözleşme 5 Ekim 1961'de kabul edilmiştir. Türkiye Sözleşmeyi 1984 yılında onaylamış; Sözleşme Türkiye bakımından 29 Eylül 1985 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Apostil yalnız düzenleyen ve kullanılacak devletin Sözleşmeye taraf olması ve belgenin kapsamda bulunması hâlinde kullanılır. Devletlerin güncel taraflık, itiraz ve yetkili makam bilgileri Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı kayıtlarından kontrol edilmelidir.

Apostil ile Konsolosluk Tasdiki Arasındaki Fark

Apostil, iki taraf devlet arasındaki resmî belgede konsolosluk tasdiki zincirini kaldıran tek şerhtir. Sözleşmenin uygulanmadığı devlette ise düzenleyen ülke ve hedef ülke makamlarınca belirlenen diplomatik veya konsolosluk tasdiki gerekebilir. Her iki yöntemde de belgenin içeriği değil imza, sıfat ve mühür ya da damganın kaynağı tasdik edilir. İşlemin süresi, ücreti ve yetkili makamı ülkeye ve belge türüne göre değişir.

Türkiye'de Apostil Veren Makamlar

İdari belgelerde valilikler ve kaymakamlıklar yetkilidir. Adlî belgelerde, ağır ceza mahkemesi bulunan merkezlerdeki adlî yargı adalet komisyonu başkanlıkları apostil verir. Mahkeme kararı veya adli sicil belgesi için genel olarak valilik apostili öngörülmemiştir; belgenin niteliğine göre doğru makam seçilir. e-Apostil sistemi 1 Ocak 2019'dan beri adli sicil belgeleri ve mahkeme kararları bakımından elektronik başvuru ve doğrulama imkânı sunmaktadır.

Apostil İşlemi İçin Gerekli Belgeler ve Süreç

Asıl belge veya yetkili merciin kabul ettiği güvenli elektronik belge, başvuranın kimliği ve gerekiyorsa temsil belgesi sunulur. Belgeyi düzenleyen makamın imza/mühür örneği doğrulanır ve standart apostil şerhi oluşturulur. Gerekli evrak, başvuru kanalı ve işlem süresi belge türüne ve başvurulan makama göre değişir.

Apostil Şerhinin İçeriği ve Standart Formu

Lahey Sözleşmesi'nin 4. maddesi ve eki uyarınca apostil şerhi kare biçimindedir; her bir kenarı en az 9 santimetre olmalıdır. Şerhte aşağıdaki bilgiler yer alır:

1. Belgenin düzenlendiği ülke,

2. Belgeyi imzalayan kişinin adı,

3. Belgeyi imzalayan kişinin sıfatı,

4. Belgedeki mühür veya damganın ait olduğu makam,

5. Apostilin verildiği yer,

6. Apostilin verildiği tarih,

7. Apostili veren makam,

8. Apostil numarası,

9. Apostili veren makamın mührü veya damgası,

10. Apostili imzalayan yetkilinin imzası. Apostil şerhi, Fransızca başlık ile başlar: “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”. Şerhin geri kalan kısmı, apostili veren ülkenin resmi dilinde düzenlenir.

Hangi Belgeler İçin Apostil Gereklidir?

Uygulamada en sık apostil konulan belgeler şunlardır:

• Nüfus belgeleri: Doğum, evlenme ve ölüm belgesi ile nüfus kayıt örneği gibi kişi hâllerine ilişkin resmî belgeler.
• Eğitim belgeleri: Diploma, transkript ve öğrenci belgesi gibi resmî veya resmîleştirilmiş belgeler.
• Adlî belgeler: Mahkeme kararları ve adlî sicil belgeleri gibi adlî makam belgeleri.
• Ticari belgeler: Ticaret sicili kayıtları ve faaliyet belgeleri gibi idari nitelikteki resmî belgeler.
• Noter belgeleri: Vekâletname, muvafakatname, taahhütname ve beyanname gibi noter tarafından düzenlenen veya onaylanan belgeler.
• Resmî yazılar: Bakanlıklar ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarınca düzenlenen, Sözleşmenin kapsamına giren belgeler.

Bu örnekler, belgenin mutlaka apostillenmesi gerektiği anlamına gelmez. Hedef devletin taraflık durumu, belgeyi kabul edecek makamın şartları, başka bir sözleşmeyle getirilen tasdik muafiyeti ve belgenin Sözleşme kapsamı her dosyada ayrıca incelenir.

Apostil Ücretleri

Türkiye'de yetkili kamu makamınca yapılan apostil tasdiki ücretsizdir. Belgenin tercümesi, noter onayı, kargo/posta veya elektronik hizmet kanalı için ayrı gider doğabilir; bunlar apostil harcı değildir.

Apostil Uygulamasında Sık Karşılaşılan Sorunlar

En sık sorunlar yanlış makamdan apostil alınması, belgenin Sözleşme kapsamı dışında olması, düzenleyen veya kullanılacak devletin taraflık/itiraz durumunun gözden kaçırılması, güvenli elektronik doğrulamanın yapılamaması ve hedef kurumun tercüme ya da güncel tarihli belge istemesidir. Apostilin kendisi için Sözleşmede genel bir sona erme tarihi yoktur; fakat adli sicil, medeni hâl veya şirket kaydı gibi belgenin maddi güncelliği ibraz makamınca aranabilir. “Apostilli belge üç veya altı ayda geçersiz olur” şeklinde genel kural yoktur.

Belgedeki isim, mühür veya sıfat uyuşmazlığında apostil şerhi içeriği düzeltmez; belgeyi düzenleyen makamdan yeni veya düzeltilmiş belge gerekebilir. Belge sunulmadan önce hedef ülkenin taraflık kaydı, yetkili apostil makamı ve belgenin kabul şartları resmî kaynaklardan kontrol edilmelidir.

Konsolosluk Tasdiki Süreci (Apostil Uygulanmayan Ülkeler)

Apostil Sözleşmesinin uygulanmadığı devlet veya belge bakımından tasdik zinciri, belgenin düzenlendiği ve kullanılacağı ülkenin kurallarına göre değişir. Çoğu işlemde belgenin düzenlendiği ülkedeki dışişleri veya yetkili makam ile hedef ülke dış temsilciliği devreye girebilir; ancak tek ve evrensel sıra yoktur. İlgili konsolosluk ve belgenin sunulacağı kurumdan güncel usul teyit edilmelidir.

Yurt Dışından Türkiye'ye Gelen Belgelerde Apostil

Yabancı resmî belgenin apostilli olması yalnız tasdik zincirini karşılar. Türkiye'de kullanılacağı makam belgenin tercümesini, noter veya konsolosluk onayını, asıl/suret biçimini ve maddi hukuk şartlarını ayrıca isteyebilir. Her apostilli belgenin mutlaka Türkiye'de yeminli tercüman ve noter onayından geçeceği şeklinde genel bir kural yoktur; ibraz makamının mevzuatı ve dil şartı belirleyicidir.

Apostil ve Noterlik İlişkisi

Noterlerin düzenlediği veya onayladığı belgeler, Sözleşme bakımından resmî belge sayılabilir. Vekâletname, muvafakatname, beyanname veya tercüme onayı gibi bir noter belgesinin yurt dışında kullanılmasında apostil gerekip gerekmediği; hedef devletin taraflığına, tasdik muafiyeti sağlayan başka bir sözleşmeye ve belgenin sunulacağı makamın kurallarına göre belirlenir. Türkiye'de idari nitelikteki noter belgeleri için yetkili apostil makamı valilik veya kaymakamlıktır. Başvurunun hangi birime yapılacağı ve imza örneğinin sistemde bulunup bulunmadığı yerel uygulamaya göre teyit edilmelidir; yalnız belgenin valiliğe sunulması her durumda işlemin tamamlanacağını garanti etmez.

Özel kişilerce düzenlenen bir belgenin önce noter onayından geçirilmesi ve ardından apostillenmesi bazı işlemlerde gerekebilir; bu zincir bütün özel belgeler için değişmez bir kural değildir. Yabancı belgenin Türkiye'de kullanılması için tercüme veya noter onayı gerekip gerekmediği de belgenin sunulacağı makamın mevzuatına göre belirlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

Apostil belgenin içeriğini doğrular mı?

Hayır; imza, sıfat ve mühür/damganın kaynağını doğrular.

Türkiye'de ne zamandan beri uygulanır?

29 Eylül 1985'ten beri.

Mahkeme kararına hangi makam apostil verir?

Ağır ceza merkezi adlî yargı adalet komisyonu başkanlığı.

Apostil ücretli midir?

Yetkili kamu makamındaki apostil tasdiki ücretsizdir; tercüme, noter veya posta gideri ayrı olabilir.

e-Apostil kullanılabiliyor mu?

Evet. 1 Ocak 2019'dan beri adli sicil belgeleri ve mahkeme kararları için sistem kullanılmaktadır.